PHẦN MỀM

ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC QUA WEB

IMS SOFT

Phiên bản: Standard

DÀNH CHO USER

N.E.T CO., LTD

MỤC LỤC

1 Trang chủ.................................................................................................................................... 3

1.1 Giao diện trang chủ............................................................................................................. 3

1.2 Màn hình trước khi đăng nhập.......................................................................................... 3

1.3 Màn hình sau khi đăng nhập............................................................................................... 4

2 Thông báo.................................................................................................................................... 4

2.1 Màn hình chính................................................................................................................... 4

2.2 Mục đích............................................................................................................................. 5

2.3 Cách xem thông báo........................................................................................................... 5

3 Lịch tuần..................................................................................................................................... 6

3.1 Mục đích............................................................................................................................. 6

3.2 Cách xem lịch tuần............................................................................................................. 6

3.2.1 Cách xem các lịch công tác tuần cũ.................................................................................... 7

3.3 Hiển thị lịch tuần................................................................................................................ 7

3.4 In lịch tuần.......................................................................................................................... 7

4 Quản lý công việc........................................................................................................................ 8

4.1 Mục đích............................................................................................................................. 8

4.2 Các ký hiệu cho công việc.................................................................................................. 8

4.3 Xem danh sách công việc................................................................................................... 8

4.4 Thêm mới công việc........................................................................................................... 9

4.4.1 Tab Nội dung công việc...................................................................................................... 9

4.4.2 Phân công công việc........................................................................................................ 10

4.4.3 Tab Được xem công việc................................................................................................. 11

4.5 Công việc chưa hoàn thành.............................................................................................. 11

4.6 Xử lý công việc................................................................................................................. 11

4.6.1 Thêm người xem.............................................................................................................. 12

4.6.2 Báo cáo: đang xử lý......................................................................................................... 12

4.6.3 Chuyển giao công việc...................................................................................................... 13

4.6.4 Báo cáo đã xử lý xong...................................................................................................... 15

4.7 Theo dõi tiến trình thực hiện công việc........................................................................... 15

4.7.1 Tình trạng xử lý công việc................................................................................................. 16

4.7.2 Nhật ký công việc............................................................................................................ 16

4.8 Kết thúc công việc............................................................................................................ 16

4.9 Một số vấn đề khác.......................................................................................................... 17

4.9.1 Ra ý kiến chỉ đạo đối với người tạo ra công việc................................................................ 17

4.9.2 Góp ý đối với người được xem công việc........................................................................... 18

4.9.3 Ghi chú trong quá trình thực hiện công việc........................................................................ 18

4.9.4 Thêm người được xem công việc...................................................................................... 18

4.9.5 Cập nhật và hủy 1 công việc............................................................................................. 19

5 Danh bạ..................................................................................................................................... 20

5.1 Cơ quan BHXH................................................................................................................. 20

5.2 Đơn vị tham gia BHXH..................................................................................................... 20

6 Lịch cá nhân.............................................................................................................................. 21

6.1 Màn hình chính................................................................................................................. 21

6.2 Thêm mới.......................................................................................................................... 21

7 Site liên kết................................................................................................................................ 21

8 Câu hỏi thường gặp................................................................................................................... 22

1 Trang chủ

1.1 Giao diện trang chủ

Hình 1: Giao diện Website (trang chủ)

1.2 Màn hình trước khi đăng nhập

Hình 2: Màn hình đăng nhập

1.3 Màn hình sau khi đăng nhập

Hình 3: Sau khi đăng nhập

Sau khi đăng nhập, sẽ vào phần “có gì mới”, trong đó sẽ liệt kệ 2 phần: thông báo mới và công việc mới (hoặc công việc có cũ nhưng có sự cập nhật của các người dùng tham gia)

2 Thông báo

2.1 Màn hình chính

- Trước khi đăng nhập hệ thống: đây là màn hình hiển thị các thông báo cho tất cả người dùng trong hệ thống có thể xem được (vừa người dùng thuộc đơn vị và người dùng ngoài đơn vị).

Hình 4 - Màn hình thông báo (trước khi Đăng nhập hệ thống)

- Chi tiết thông báo

Hình 5: Màn hình “chi tiết thông báo”

- Bảng ký hiệu của thông báo:

Thông báo quan trọng (khẩn)

Thông báo bình thường

Thông báo có đính kèm tập tin

Thông báo mới

2.2 Mục đích

- Đây là bảng thông báo điện tử giúp cho các thành viên có thể cập nhật, xem các thông báo mới nhất.

2.3 Cách xem thông báo

- Thông báo gồm có 2 loại: Thông báo mới và thông báo cũ dựa vào ngày hiện hành, ngày ra thông báo và thời gian hiển thị của thông báo do người tạo đặt ra.

- Các thông báo ở phần này đươc nhóm theo Thông báo cũ, thông báo mới giúp người sử dụng dễ dàng tìm và xem các thông báo thích hợp.

- Trưòng hợp số lượng thông báo quá nhiều, chương trình sẽ tự đông phân thành các trang và ngưòi sử dụng chỉ cần chọn trang cần xem => Rất dể tìm và quản lý.

- Khi người sử dụng muốn xem bất kỳ thông báo nào chỉ cần nhấn chọn thông báo đó. Màn hình "Chi tiết thông báo" hiển thị nội dung chi tiết của thông báo.

Hình 6: Chi tiết 1 thông báo

- Màn hình này hiển thị Chi tiết thông báo như: Nội dung, các tập tin đính kèm, người tạo và ngày ra thông báo. Từ màn hình này người sử dụng có thể xem các tập tin đính kèm và thêm mới thông báo.

3 Lịch tuần

3.1 Mục đích

- Chỉ có người dùng thuộc Đơn vị (cơ quan BHXH) mới có thể xem được lịch tuần

- Cho phép các người dùng, bộ phận (có quyền) đăng ký lịch các buổi họp, làm việc quan trọng.

3.2 Cách xem lịch tuần

- Màn hình chính hiển thị lịch công tác trong tuần (được người dùng có quyền quản trị đưa lên) bao gồm: Ngày, khoảng thời gian, nội dung và địa điểm.

Hình 7 - Lịch công tác trong tuần

- Mặc định chương trình sẽ hiển thị lịch công tác của tuần hiện hành, ngoài ra chương trình còn cung cấp thêm các chức năng: xem lịch tuần theo các ngày trong tuần, xem các lịch công tác tuần cũ và in lịch tuần.

3.2.1 Cách xem các lịch công tác tuần cũ

- Cho phép người dùng xem các lịch công tác tuần cũ, người dùng chỉ cần chọn chức năng "Xem lịch tuần cũ" từ màn hình chính.

- Khi người dùng chọn chức năng này thì chương trình sẽ hiển thị các tuần cũ cho phép người dùng chọn lịch tuần cần xem.

3.3 Hiển thị lịch tuần

Hình 8: Hiển thị lịch các cuộc họp trong lịch tuần

3.4 In lịch tuần

- Cho phép người dùng có thể in lịch công tác tuần, chức năng in ở đây có nghĩa là in ra File dang Microsoft Word (*.doc).

- Khi đồng ý, chương trình sẽ xuất ra File .doc, tùy thuộc vào người dùng có thể chọn Save hoặc Open  

4 Quản lý công việc

4.1 Mục đích

- Phân công công việc cho các cá nhân, bộ phận thực hiện.

- Báo cáo nội dung công việc được phân công.

- Theo dõi toàn bộ tiến trình giải quyết công việc.

- Ra ý kiến tham khảo hoặc chỉ đạo trong quá trình giải quyết công việc.

4.2 Các ký hiệu cho công việc

-  Nhằm hỗ trợ việc quản lý công việc được thuận tiện và dễ dàng hơn, chương trình đưa ra các ký hiệu công việc với mục đích ghi chú tình trạng, tính chất của công việc

-  Ký hiệu công việc:

Công việc quan trọng (khẩn)

Công việc bình thường

Công việc có đính kèm tập tin

Công việc mới

Hình 9 - Ký hiệu công việc

- CV bình thường : Đây là những công việc chưa cần giải quyết gấp.

-  CV khẩn cấp : Đây là công việc cần phải giải quyết khẩn cấp.

-  CV gần hết thời hạn : Đây là công việc gần hết thời hạn dự kiến hoàn  thành

-  CV vượt quá thời hạn : Đây là công việc đã vượt quá thời hạn dự kiến hoàn thành mà chưa hoàn thành thật sự.

-  CV đề xuất kết thúc : Đây là công việc được đề xuất kết thúc.

-  CV đã hoàn thành: Công việc này đã thật sự hoàn thành ( các công việc này phải có ý kiến kết thúc của người giao việc).

4.3 Xem danh sách công việc

Người dùng nhấn vào “Quản lý công việc”

Hình 10: Danh sách công việc của 1 người dùng

Chương trình phân công việc thành 4 loại chính: Công việc chưa hoàn thành, công việc đã chuyển giao, công việc đã kết thúc, công việc được xem. Việc phân loại công việc giúp người sử dụng dễ dàng trong việc quản lý và sắp xếp thời gian giải quyết công việc.

4.4 Thêm mới công việc

Khi 1 người dùng thêm mới 01 công việc cho một hoặc nhiều người dùng khác, được phân ra 2 trường hợp:

• Phân công công việc (tab số 3): người nhận công việc có thể trả lời được (chức năng báo cáo)
• Được xem công việc (tab số 4): người nhận công việc chỉ có thể xem nhưng không trả lời được

4.4.1 Tab Nội dung công việc

Hình 11: Thêm mới 1 công việc

Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấn nút “Thêm mới”.

4.4.2 Phân công công việc

Hình 12: Phân công công việc

4.4.3 Tab Được xem công việc

Hình 13: Được xem công việc

4.5 Công việc chưa hoàn thành

- Đây là công việc người sử dụng chưa hoàn thành, có các nguyên nhân:

+ Công việc mới (của 1 người khác giao việc)

+ Chưa xử lý

4.6 Xử lý công việc

- Người dùng nhấn vào ngay tên công việc (ở mục 4.5)

Hình 14: Xử lý công việc

4.6.1 Thêm người xem

Hình 15: Thêm người xem trong 1 công việc

4.6.2 Báo cáo: đang xử lý

- Thực hiện việc báo cáo, trao đổi, chỉ đạo những vấn đề liên quan đến công việc hoặc có thể chuyển giao cho bộ phận khác xử lý.

+ Thực hiện việc báo cáo công việc, các báo cáo này có thể là báo cáo công việc mình đã thực hiện, thắc mắc trao đổi những vần đề liên quan đến công việc, ý kiến chỉ đạo, góp ý cho công việc...

+ Chúng ta thực hiện chức năng này bằng cách chọn chức năng "Báo cáo" trong màn hình "Chi tiết công việc" (hình 17). Lúc này, chương trình sẽ xuất hiện màn hình cho phép chúng ta nhập nội dung báo cáo.

+ Màn hình này cho phép chúng ta nhập nội dung chi tiết của báo cáo. Nội dung này có thể bao gồm các tập tin đính kèm và ý kiến đề xuất kết thúc công việc.

+ Khi muốn đính kèm tập tin cho báo cáo công việc được rõ ràng hơn, chúng ta chọn "Tập tin đính kèm". Lúc này màn hình đính kèm tập tin xuất hiện. 

- Chức năng này có thể thực hiện khi xem chi tiết công việc (hình 17)

Hình 16: Báo cáo công việc (Chưa xử lý xong)

4.6.3 Chuyển giao công việc

- Chức năng này có thể thực hiện khi xem chi tiết công việc (hình 17)

Hình 17: Chuyển giao công việc

+ Thực hiện việc chuyển giao công việc cho bộ phận khác xử lý và báo cáo chuyển giao.

+ Chúng ta thực hiện chức năng này bằng cách chọn chức năng "Chuyển giao" trong màn hình "Chi tiết công việc" (hình 17). Lúc này, chương trình sẽ xuất hiện màn hình chuyển giao công việc. 

+ Màn hình trên cho phép chúng ta thực hiện việc chuyển giao công việc như: nhập vào nội dung báo cáo chuyển giao, chỉ định các thành viên xử lý kế tiếp.

+ Để thực hiện chức năng chuyển giao được nhanh và tiện lợi hơn, chương trỉnh hỗ trợ các chức năng lọc theo nhóm sổ tay cá nhân hoặc nhóm hệ thống đồng thời các thêm chức năng Tìm nhanh.

4.6.4 Báo cáo đã xử lý xong

Báo cáo với người giao việc với kết quả là “Đã xử lý xong”

Hình 18 : Báo cáo công việc (đã xử lý xong)

4.7 Theo dõi tiến trình thực hiện công việc

- Giúp chúng ta dễ dàng theo dõi tiến trình thực hiện của công việc như tình trạng xử lý, nhật ký công việc... Muốn theo dõi diễn tiến công việc nào chúng ta chọn công việc đó trên danh sách công việc. Lúc này, màn hình "Chi tiết công việc" xuất hiện.

Hình 19: Chi tiết công việc

- Màn hình "Chi tiết công việc" (hình 19) cung cấp cho chúng ta tất cả các thông tin liên quan đến công việc trong đó có tiến trình thực hiện công việc. Từ màn hình này chúng ta có thể theo dõi tiến trình thực hiện công việc theo "tình trạng xử lý" hoặc theo "nhật ký công việc"

4.7.1 Tình trạng xử lý công việc

+ Cung cấp thông tin về tình trạng xử lý công việc như: người giao việc, bộ phận đã xử lý, bộ phận đang xử lý và bộ phận chưa xử lý.

Hình 20: Tình trạng xử lý công việc

4.7.2 Nhật ký công việc

+ Cung cấp cho chúng ta thông tin nhật ký công việc như các báo cáo, chuyển giao, ghi chú cho công việc.

+ Nội dung xử lý: Đây có thể là nội dung chỉ đạo, chuyển giao, báo cáo hoặc ghi chú cho công việc. Phần nội dung này có thể cho phép đính kèm tập tin nhằm làm rõ hơn.

+ Bộ phận xử lý kế tiếp (nếu có): Danh sách các nhân viên được giao việc hoặc nhận chuyển giao từ người xử lý.

Hình 21: Nhật ký công việc

4.8 Kết thúc công việc

Dành cho người tạo ra công việc, khi quyết định kết thúc công việc

Hình 22: Kết thúc công việc

Nhấn OK

4.9 Một số vấn đề khác

4.9.1 Ra ý kiến chỉ đạo đối với người tạo ra công việc

+ Cho phép người tạo ra công việc đưa ra ý kiến chỉ đạo cho các thành viên tham gia vào công việc xem, tham khảo, thực hiện để công việc tốt hơn.

+ Khi xem "Chi tiết công việc", nếu người xem là người tạo ra công việc thì trên thanh tiêu đề sẽ xuất hiện chức năng "Ý kiến chỉ đạo" cho phép đưa ra ý kiến chỉ đạo. 

+ Khi người dùng chọn thực hiện chức năng này, chương trình sẽ hiện ra màn hình "Ý kiến chỉ đạo" cho phép nhập vào nội dung chỉ đạo đồng thời có thể đính kèm các tập tin bằng cách nhấn "Browser".  

4.9.2 Góp ý đối với người được xem công việc

+ Cho phép những thành viên được xem công việc có thể đưa ra ý kiến góp ý của mình cho công việc.

+ Khi xem "Chi tiết công việc", nếu người xem đóng vai trò là người được xem công việc thì chương trình sẽ xuất hiện chức năng "Góp ý" cho phép đưa ra ý kiến góp ý cho công việc. 

+ Khi người dùng chọn thực hiện chức năng này, chương trình sẽ hiện ra màn hình "Thêm ý kiến góp ý cho công việc" cho phép nhập vào nội dung góp ý đồng thời có thể đính kèm các tập tin bằng cách nhấn "Browser". 

4.9.3 Ghi chú trong quá trình thực hiện công việc

+ Cho phép những thành viên tham gia vào quá trình thực hiện công việc có thề ghi chú cho công việc

+ Khi xem "Chi tiết công việc", nếu người xem là người tham gia vào quá trình thực hiện công việc thì chương trình sẽ xuất hiện chức năng "Ghi chú" cho phép đưa ra những ghi chú cho công việc. 

+ Khi người dùng chọn thực hiện chức năng này, chương trình sẽ hiện ra màn hình "Thêm ghi chú cho công việc" cho phép nhập vào nội dung góp ý đồng thời có thể đính kèm các tập tin bằng cách nhấn "Browser".

Hình 23 -Thêm ghi chú cho công việc.

4.9.4 Thêm người được xem công việc

+ Cho phép người tạo ra công việc hoặc người chịu trách nhiệm chính có thể thêm thành viên được xem công việc

+  Khi xem "Chi tiết công việc", nếu người xem là người tạo ra công việc hoặc người chịu trách nhiệm chình, chương trình sẽ xuất hiện chức năng "Thêm người xem" cho phép thêm người được xem công việc.

+ Khi người dùng chọn thực hiện chức năng này, chương trình sẽ hiện ra màn hình "Thêm danh sách được xem công việc" cho phép nhập vào ghi chú và chọn các thành viên được xem dưới sữ hỗ trợ của các chức năng lọc và tìm kiếm của chương trình. 

4.9.5 Cập nhật và hủy 1 công việc

- Chức năng này cho phép người tạo ra công việc có thể chỉnh sửa hoặc xóa công việc.

- Khi xem "Chi tiết công việc", nếu người xem là người tạo ra công việc, chương trình sẽ xuất hiện chức năng "Sửa" và "Xóa"  cho phép người dùng có thể "Sửa" hoặc "Xóa" công việc khi cảm thấy chưa đúng. 

- Khi người dùng chọn chức năng "Xóa", chương trình sẽ hiện lên cửa sổ xác nhận lại thao tác xóa, nếu đồng ý xóa thì người dùng chọn "OK".

Hình 24 –Hủy công việc.

- Khi muốn chỉnh sửa công việc, người dùng chỉ cần chọn chức năng "Sửa", chương trình sẽ xuất hiện màn hình cho phép chỉnh sửa bao gồm cả Nội dung công việc, Phân công công việc và Được xem công việc.

Lưu ý: Chức năng "Cập nhật" và "Hủy" công việc chỉ có tác dụng đối với người tạo ra công việc.

5 Danh bạ

Bao gồm 2 tab

5.1 Cơ quan BHXH

Hình 25: Danh bạ Cơ Quan BHXH

5.2 Đơn vị tham gia BHXH

Hình 26: Danh bạ đơn vị tham gia BHXH

6 Lịch cá nhân

6.1 Màn hình chính

• Mục đích: giúp đến ngày có công việc, hệ thống sẽ nhắn nhở, dạng cửa sổ pop up khi đăng nhập vào hệ thống

Hình 27: Danh sách ghi nhớ

6.2 Thêm mới

Hình 28: Thêm 01 ghi nhớ

7 Site liên kết

- Danh sách

8 Câu hỏi thường gặp

- Câu hỏi 1: Gửi câu hỏi, biểu mẫu (C47, C47A, C46, C45, C04 …) bằng cách nào?

Vào Quản lý công việc, Chọn

Bước 1: Tab Nội dung công việc: Ghi Tên công việc (đơn vị chú ý phải ghi Mã đơn vị ở đầu tên công việc. VD : TO0001 – gửi C47 T7/07) và Nội dung , rồi nhấn Thêm mới.

Bước 2- Tại tab Tập tin đính kèm: Đơn vị có thể đính kèm một hay nhiều tập tin. Sau khi chọn một hoặc nhiều tập tin, nhấn Cập nhật để tập tin được đính kèm.

Bước 3- Tại tab Phân công công việc

Một công việc được tạo ra phải có người được giao việc. Đơn vị chọn người phụ trách đơn vị mình (xem “Thông báo về cán bộ quản lý các đơn vị tham gia BHXH”, nếu có 2 người thì phải chọn đủ 2 người) bằng cách chọn từng người trong cửa sổ bên phải rồi nhấn . Chọn đủ người rồi thì nhấn để giao việc cho những người được chọn trong cửa sổ bên trái.

- Câu hỏi 2: Muốn biết BHXHTB trả lời chưa thì vào đâu?

Cũng trong Quản lý công việc, chọn tab Công việc đã chuyển giao.

Chọn công việc cần xem (nhắp chuột vào tên công việc đó, chỗ có gạch chân). Chi tiết của công việc sẽ được hiển thị.

Vào Nhật ký công việc, tiến trình của công việc được thể hiện đầy đủ.

Hình VD dưới đây cho thấy chị Nhàn đã trả lời cho đơn vị.

- Câu hỏi 3: Muốn trả lời, gửi biểu mẫu đã chỉnh sửa/bổ sung (cho biểu mẫu đã gửi trước đó) thì làm sao?

Sau khi xem phần trả lời của cán bộ phụ trách (xem câu hỏi 2), đơn vị muốn gửi biểu mẫu đã chỉnh sửa/bổ sung theo yêu cầu hoặc trả lời yêu cầu của cán bộ phụ trách thì chọn hoặc . Điền nội dung, chọn tập tin đính kèm xong thì nhấn hoặc ở dưới.